一般情况下，PPT文档都是用投影仪或者显示器进行展示的。但有些时候你可能需要为您的观众准备一份PPT的打印文档。很多时候，准备一份打印好的PPT会有非常多的好处。这可以让观众在听你演讲之前熟悉你的内容，在你演讲的过程中也可以在打印的文档上做笔记，在你演讲之后还可以作为参考。在你准备你的PPT的过程中，将PPT打印出来检查和修改也是一个非常不错的方法。
备注：本文所有操作所使用的软件及版本为微软Office套件中的PowerPoint软件，操作系统为Windows10,如果你的软件版本或操作系统不同，界面或操作会有所差别。
01PPT打印的主要形式
当你需要在PowerPoint中打印PPT文档时，你可以选择打印成以下三种主要形式：
1)整页幻灯片：这种形式基本上与powerpoint中的普通视图一致，就是将每一页幻灯片打印到一张纸上。
2)备注页：如果你将很多的重要的演讲信息都添加到了演讲备注中，那么你可能需要考虑采用这种形式，这会将你添加的演讲备注添加到该页幻灯片的下方。当你自己演讲的时候，有一份带有备注的打印好的PPT文档也是一个非常好的方式。
3)讲义：这种形式会将几页幻灯片打印到一张纸上，这会节省更多的纸张和油墨，当你的幻灯片页数很多且需要打很多份时，这种形式更加经济。而且这样打印的文档可以帮助听众更好的做笔记。
除了上面提到的3种打印形式外，你也可以只将PPT的大纲打印出来，这种形式不包含PPT中的视觉元素，但一般不推荐这样做，如果需要这样的形式，建议准备一份相应的word文档，或者一份经过编排的竖版ppt打印文档。
在本文中，我将为大家介绍打印ppt文档的方法，建议大家先收藏本文，当你需要打印你的PPT文档时，打开本文作为参考。
02打印PPT的主要场景
因为PPT文档一般都是保存为电子档，你可能会考虑为什么需要将PPT打印出来呢。但实际上，有很多情况我们都需要打印自己的PPT，我列举了3种常见的情况，这都是我之前在工作中都遇到过的情况：
1)打印你的PPT可以帮助你更好更快的发现幻灯片中的描述错误和打印错误，当我制作PPT文档时，我经常会在检查修改时将PPT打印出来，我经常会通过打印文档发现许多我在屏幕上没有找到的错误，而且打印的文档更利于对整个PPT文档进行思考。
2)为你的观众准备一份打印文档可以帮助他们提前浏览、做笔记和会后参考，很多情况下，这可以让你的信息传达得更准确有效。
3)还有一种情况是，你的PPT文档本身就不是用来向观众用来演示的，而文档本身就是为打印而设计的，最近几年，随着PowerPoint软件的排版功能越来越强大，这种情况越来越多了。
下面，我们将一步一步演示如何将你的PPT文档打印成各种形式。
03打印基础
在介绍如何将PPT打印成各种形式之前，我们先要熟悉一下powerpoint的打印操作，依次点击文件－打印即可开始打印
1)选择你的打印机
首先，你需要选择一台正确的打印机。如果你在办公室的环境中，而且连接了许多联网的打印机，你需要确认此处设置为了你自己的打印机。
这非常简单，你只需要单击打印机下方的下拉选项，选中你需要用来打印的打印机即可。
如果我经常都需要打印，那么是不是每次都需要选择打印机呢？
当然不是，此处默认选择的打印机是由你的系统的默认打印机决定的，如果你需要修改你的系统的默认的打印机，在Windos中，你需要通过控制面板来修改，如果你的系统是Windos10，系统默认的打印机就是你最近选择的打印机；在mac中，你可以通过系统选项来设置默认的打印机。
我在此处选择了微软的pdf的打印机。
2)选择需要打印的页面
你可能并不想打印你的文档中的每一页，特别是你只是需要打印作为自己参考的时候。在PowerPoint中打印选中的页面非常简单。
点击设置下方的下拉列表，此处默认的选项是打印所有页面，但打开下拉列表之后会出现几种不同的选项。
此处默认的选项为打印全部幻灯片，但你可以根据自己的需要进行设置。
如果你选择了自定义页面范围，下方就会出现可以输入页面范围的输入框。你可以输入需要打印的第一页的页码和最后一页的页码中间带小横线即可。
请注意：在此处输入页面范围时，请将输入法切换为英文。页面范围支持单独的页码范围，或多个页码范围，范围与范围之间用逗号隔开，或者单页面+范围的形式进行组合，中间用逗号隔开。示例如下：
示例一：6-12
示例二：3-8,12-24,29-32
示例三：3,12-18,22,30-39
使用打印当前页则会打印你跳到打印选项之前选择的那一页幻灯片，该选项在打印出来作为编辑参考时很常用。
3)选择方向和颜色设置
方向指你的内容打印的方向，可以选择竖向和横向，你可以预览两种形式在确定需要使用哪一种形式。
最后，你需要检查你的颜色设置。一般情况下，黑白打印会更经济，但彩色打印会有更好的效果，特别是如果你的ppt中包含多种颜色来展示信息。
04打印样式的选择
一旦你设置好了这些选项，你就可以继续设置其他选项，你可以预览你的打印文档将如何。让我们继续了解如何将你的ppt文档打印成各种不同的形式吧。
1)整页幻灯片
全页幻灯片就是简单地将你的幻灯片打印出来，一张纸一页。如果需要在演讲前进行检查，这会是一个不错的形式。
就像我之前提到的，有些时候将ppt打印出来然后离开你的电脑可以帮助你更好地发现错误和重新思考内容。但是，这种形式并不经济，特别是页数很多的时候，就需要考虑清楚再选择是否用这种形式打印。
2)讲义
什么是PowerPoint的讲义？讲义是打印PPT的一种非常理想的选择。这种形式可以将多张幻灯片打印到一张纸上，从而节约纸张。
当你单击打印样式时（默认选中的是整页幻灯片），会出现一个下拉菜单，你会看到PowerPoint默认设置了多种讲义的样式，我建议的形式有两种：
A.3张幻灯片竖向打印；
B.4张幻灯片横向打印
当然，如果你的PPT中每页幻灯片的内容很少且文字较大，你可以选择6张或9张幻灯片进行打印。
3)备注页
这种形式会将演讲者备注添加到你的幻灯片下方，因此，如果你需要打印一份用作演讲时放在讲台上的参考文件的话，这种形式是最佳的选择。
默认的备注页非常简单，如果需要更好的打印效果，我们需要对备注页进行调整，主要进行两个方面的调整：备注页母版调整和备注页文本调整。
①备注页母版调整：
首先点击“视图-备注页母版”即可进入备注页母版编辑界面。
这里需要注意的是，备注页母版与幻灯片母版的主题是独立分开的，为了与幻灯片风格保持一致，此处建议对幻灯片母版的主题进行调整，将备注页母版的主题配色和主题字体修改为幻灯片的主题配色和主题字体。
②备注页文本调整：
点击“视图-备注页”即可进入备注页视图。
在备注页视图中，备注跟幻灯片中的文字段落一样，可以进行各种格式的调整。
05如何将PPT文档打印为PDF文档
在PowerPoint中，有下面3种方式可以将PPT文档转换为PDF文档：
1)另存为PDF文档；
2)用虚拟的PDF打印机打印为PDF文档；
3)导出为PDF文档。
如果只是需要分享给别人在电脑上查看的PDF文档，我们可以直接另存为PDF文档即可。
当需要别人帮你打印PPT但对方没有安装PowerPoint时，或者你需要到打印店打印自己的文档，这时候，我们需要用后面两种方法。实际上，我建议你只要是需要将PPT文件发送或拷贝到其他电脑上打印的情况，都先输出为PDF文档，再去打印。这样可以避免软件版本，字体等等问题。
第二种方法跟一般的打印流程一样，只是最后点击打印之后会另存一个PDF文件。
此处我们简单介绍第三种方法：将PPT导出为PDF文档。
将PPT导出为PDF文档非常简单。依次点击文件导出，然后点击“创建PDF/XPS文档”，然后选择“创建PDF/XPS”
你可能要问，如何将前面介绍的三种打印形式（整页幻灯片、备注页、讲义）保存到PDF文档中呢？
在弹出的保存窗口中，点击“选项”即可进行设置。
在弹出的选项窗口中，可以进行各种选项的设置，这些设置基本上与打印的设置一致。
PDF文档是一个广泛采用的文档格式，目前很多浏览器都直接支持了PDF文档的预览和打开，比如微软的Edge浏览器。将PPT转换为PDF文档进行打印可以避免各种兼容问题。
06本文小结
将PPT打印出来有很多用途，我们可以将PPT打印成3种形式，整页幻灯片、备注页和讲义。其中，讲义有多种形式可选，也是最常用的形式。将PPT拷贝到其他设备进行打印时，可以将其导出为PDF文档再进行打印，可以避免因软件和系统引起的各种兼容问题。
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